Как выбрать кадровое агентство для подбора персонала: полное руководство для работодателя

Почему сегодня выбрать кадровое агентство сложнее, чем кажется

Рынок труда меняется быстрее, чем когда-либо. Хороших специалистов становится всё меньше, а открытых вакансий — всё больше. Компании месяцами не могут найти инженеров, бухгалтеров, менеджеров по продажам, руководителей, сотрудников производства, логистов и десятки других специалистов.

В какой-то момент становится понятно: своими силами закрыть вакансию не получается. И тогда возникает вполне логичное решение — обратиться в кадровое агентство.

Но именно здесь работодатели часто совершают первую ошибку.

Выбрать кадровое агентство сегодня не так просто, как кажется. На первый взгляд большинство компаний предлагают одно и то же: быстрый подбор, индивидуальный подход, гарантию замены и доступ к большой базе кандидатов. Однако после подписания договора выясняется, что подход к работе у всех совершенно разный.

Одни агентства действительно погружаются в бизнес клиента, изучают специфику вакансии, анализируют рынок труда, используют прямой поиск и сопровождают кандидатов до выхода на работу. Другие ограничиваются публикацией вакансии на нескольких площадках, обработкой входящих откликов и отправкой первых подходящих резюме.

Результат предсказуем. В первом случае компания получает сотрудника, который действительно усиливает команду. Во втором — теряет недели, а иногда и месяцы, после чего начинает поиск заново.

Самое неприятное заключается в том, что до начала сотрудничества определить разницу бывает непросто. Поэтому многие работодатели начинают сравнивать агентства исключительно по стоимости услуг. На практике такой подход почти всегда оказывается ошибочным.

Допустим, одно агентство предлагает подобрать специалиста за 40 тысяч рублей, а другое — за 80 тысяч. Разница кажется существенной. Но если первое агентство три месяца не может закрыть вакансию, а второе выводит сотрудника уже через несколько недель, становится очевидно, что реальная стоимость услуги измеряется не суммой в договоре.

Пока вакансия остаётся открытой, компания теряет деньги. Руководитель выполняет работу отсутствующего сотрудника. Команда работает с повышенной нагрузкой. Часть задач откладывается. Некоторые клиенты уходят к конкурентам.

В итоге экономия в несколько десятков тысяч рублей легко превращается в потери, которые могут исчисляться сотнями тысяч.

Поэтому главный вопрос звучит уже не «Сколько стоит подбор персонала?», а «Во сколько бизнесу обходится неправильный выбор кадрового агентства?»

В этой статье разберёмся, как выбрать агентство, которое действительно поможет закрыть вакансию, а не создаст новые проблемы.

Когда действительно стоит обращаться в кадровое агентство

Многие считают, что кадровое агентство — универсальное решение любых проблем с подбором персонала. На практике это не совсем так.

Есть ситуации, когда внешний рекрутер действительно помогает сэкономить время, деньги и нервы. Но бывают случаи, когда компания вполне способна закрыть вакансию собственными силами.

1. Вакансия открыта больше месяца

Если сотрудник был нужен ещё вчера, а вакансия остаётся открытой уже несколько недель, это первый тревожный сигнал.

Обычно в этот момент работодатели начинают менять текст вакансии, увеличивать зарплату, покупать дополнительные размещения или публиковать объявления на новых площадках. Но проблема далеко не всегда связана с количеством откликов.

Иногда на рынке просто недостаточно подходящих кандидатов. Иногда компания ищет слишком узкого специалиста. А иногда нужные сотрудники вообще не находятся в активном поиске работы.

В таких ситуациях рекрутинговые агентства используют прямой поиск, рекомендации и собственные базы кандидатов.

2. Подбором занимается собственник или руководитель

Такая ситуация особенно часто встречается в малом бизнесе, хотя и среди компаний среднего размера мы сталкивались с подобными историями.

Руководитель самостоятельно публикует вакансии, разбирает десятки откликов, проводит телефонные интервью, назначает собеседования и согласовывает условия выхода кандидатов.

Кажется, что компания экономит деньги. На практике происходит обратное.

Пока руководитель занимается подбором персонала, он не занимается продажами, развитием бизнеса, переговорами с клиентами и другими задачами, которые напрямую влияют на прибыль.

Получается парадоксальная ситуация: человек с самой высокой стоимостью рабочего часа выполняет работу, которую можно делегировать профессиональному рекрутеру.

3. Необходимо найти редкого специалиста

Чем выше квалификация кандидата, тем ниже вероятность, что он активно ищет работу.

Топовых главных бухгалтеров, инженеров, руководителей отделов продаж, технологов, специалистов производства или топ-менеджеров редко удаётся найти среди входящих откликов. Как правило, искать приходится уже их.

Лучшие специалисты регулярно получают предложения о работе и далеко не всегда размещают резюме на работных сайтах. Чтобы заинтересовать такого кандидата, недостаточно просто разместить вакансию. Нужно выйти на контакт, правильно презентовать компанию и провести переговоры.

4. Цена ошибки слишком высока

Есть вакансии, при которых неправильный выбор сотрудника обходится компании значительно дороже стоимости услуг кадрового агентства.

Это касается руководителей, коммерческих директоров, главных бухгалтеров, инженеров, финансистов и других ключевых специалистов.

Ошибка при найме такого сотрудника — это не только выплаченная заработная плата. Это повторный поиск, потерянное время, сорванные проекты, снижение эффективности команды и дополнительные расходы на адаптацию нового человека.

Во многих случаях один неудачный найм обходится бизнесу в несколько раз дороже профессионального подбора.

9 признаков кадрового агентства, которому действительно можно доверить подбор персонала

Большинство работодателей начинают сравнивать агентства по стоимости услуг. Но цена практически ничего не говорит о качестве работы. Оценивать нужно совсем другие вещи.

1. Агентство подробно изучает вашу задачу

Если в процессе обсуждения сотрудничества, при составлении портрета кандидата разговор заканчивается просьбой: «Пришлите описание вакансии на почту», — это повод насторожиться.

Профессиональный подбор начинается не с публикации вакансии. Сначала рекрутер должен разобраться в вашем бизнесе.

• Почему открылась вакансия?
• Кто раньше занимал эту должность?
• Какие задачи предстоит решать новому сотруднику?
• Какие требования действительно обязательны, а какие можно пересмотреть?

Очень часто уже на первом созвоне становится понятно, что первоначальный портрет кандидата требует корректировки. И это нормально.

Профессиональное кадровое агентство помогает работодателю сформировать профиль будущего сотрудника, а не просто ищет человека по списку требований.

2. Агентство честно говорит о сложностях

Если вам обещают закрыть любую вакансию за неделю — стоит задуматься.

Есть позиции, которые действительно можно закрыть быстро, но есть и те, поиск которых занимает месяц, два, а иногда и больше.

Профессиональный рекрутер не станет обещать невозможное ради подписания договора. Гораздо полезнее заранее рассказать, какие сложности могут возникнуть, что влияет на сроки поиска и как можно повысить вероятность успешного закрытия вакансии.

Такой подход помогает избежать завышенных ожиданий и строить сотрудничество максимально открыто.

3. Агентство не ограничивается публикацией вакансии

Разместить вакансию на HH.ru, Авито или другой площадке сегодня может практически любой работодатель. Но профессиональный подбор персонала этим не ограничивается.

Большинство востребованных специалистов не находятся в активном поиске работы. Поэтому обязательно спросите у агентства, какими инструментами оно пользуется помимо публикации вакансий.

Если поиск строится только на входящих откликах, вероятность найти действительно сильного кандидата значительно снижается.

Профессиональные рекрутинговые агентства используют прямой поиск, рекомендации, собственные базы кандидатов, профильные сообщества и отраслевые контакты.

4. Агентство готово высказывать профессиональное мнение

Иногда работодатели приходят с запросом, который практически невозможно реализовать.

Например, нужен главный бухгалтер с опытом сразу в нескольких отраслях, свободным английским языком и зарплатой, которая давно не соответствует рынку.

Одно агентство ответит: «Конечно, найдём». Другое объяснит, почему при таких вводных поиск может затянуться или не дать результата, и предложит несколько вариантов решения.

Второй подход значительно полезнее. Профессиональное агентство не соглашается автоматически со всеми требованиями клиента. Его задача — показать ситуацию со стороны, привести аргументы и помочь принять правильное решение.

5. Агентство хорошо знает рынок труда

Практически каждый работодатель хотя бы раз слышал фразу: «Таких кандидатов сейчас нет».

Иногда это действительно так. Но иногда проблема заключается совсем в другом. Например, требования давно перестали соответствовать ситуации на рынке или уровень заработной платы оказался значительно ниже ожиданий специалистов.

Профессиональное кадровое агентство не будет искать невозможное несколько месяцев. Оно объяснит, сколько сегодня стоят такие специалисты, насколько реалистичны требования работодателя и что можно изменить, чтобы закрыть вакансию быстрее.

6. Агентство регулярно информирует вас о ходе поиска

Одна из самых неприятных ситуаций — подписать договор и перестать понимать, что происходит с вакансией.

Проходит неделя, затем ещё одна, и работодателю приходится самому писать или звонить, чтобы узнать, есть ли какие-то новости. В ответ приходит короткое сообщение: «Поиск продолжается».

Такой формат работы сложно назвать профессиональным.

Если агентство действительно занимается подбором персонала, заказчик должен понимать, на каком этапе находится поиск. Именно поэтому мы заранее согласовываем с клиентами удобный формат отчётности. По договорённости в начале или конце каждой недели направляем информацию о ходе работы: сколько кандидатов рассмотрено, сколько прошли первичный отбор, сколько представлены заказчику, по каким причинам специалисты чаще всего отказываются и какие рекомендации появились по вакансии.

Такой подход позволяет работодателю видеть реальную картину, быстрее принимать решения и при необходимости своевременно корректировать стратегию поиска.

7. Агентство отвечает за результат, а не за количество кандидатов

До сих пор встречаются агентства, которые оценивают свою работу количеством просмотренных откликов, проведённых интервью или отправленных резюме.

Но работодателю нужен не отчёт. Ему нужен сотрудник.

До подписания договора стоит задать простой вопрос: «Что вы считаете результатом своей работы?»

Если основной акцент делается на количестве кандидатов, стоит уточнить, каким образом агентство сопровождает поиск до выхода сотрудника на работу.

Подбор персонала заканчивается не отправкой нескольких резюме заказчику, а успешно закрытой вакансией.

8. Внимательно изучите гарантию

Практически каждое кадровое агентство говорит о гарантии. Но работодатели чаще всего смотрят только на её срок.

На самом деле куда важнее понять, что именно входит в гарантийные обязательства. Что произойдёт, если сотрудник уволится через две недели? Сколько замен предусмотрено? В каких случаях гарантия действует, а в каких перестаёт работать?

Агентство, которое уверено в качестве своей работы, спокойно объяснит все условия ещё до подписания договора. Поэтому внимательно изучайте не только коммерческое предложение, но и договор.

9. Посмотрите, как агентство общается ещё до начала сотрудничества

Этот критерий часто недооценивают. Если ещё до подписания договора вам отвечают по несколько дней, забывают перезвонить, постоянно меняют договорённости или не могут понятно объяснить условия работы, рассчитывать, что после оплаты всё резко изменится, не стоит.

Обратите внимание на простые вещи:

• Насколько быстро вам отвечают?
• Задают ли вопросы о вакансии и бизнесе?
• Пытаются ли разобраться в задаче или разговор сразу сводится к стоимости услуг?
• Предлагают ли решения, если видят слабые места в вакансии?

Именно из таких деталей складывается впечатление о будущем партнёре.

Подбор персонала редко ограничивается одной вакансией. Если сотрудничество складывается успешно, большинство компаний возвращаются в одно и то же агентство снова, когда появляется новая потребность в сотрудниках.

Поэтому важно выбрать подрядчика, которому вы будете доверять не только сегодня, но и через год, когда бизнес снова столкнётся с необходимостью расширять команду.

Какие вопросы стоит задать кадровому агентству до подписания договора

Перед тем как подписывать договор, не стесняйтесь задавать вопросы. Ответы на них помогут понять, насколько агентство действительно погружается в задачу и сможет ли принести бизнесу результат.

Мы рекомендуем уточнить:

• Как вы ищете кандидатов, кроме публикации вакансий?
• Кто будет вести нашу вакансию?
• Как часто мы будем получать отчёты о ходе поиска?
• Какие гарантии вы предоставляете?
• Что будете делать, если поиск затянется?
• Сколько похожих вакансий вы уже закрывали?
• Каким образом оцениваете кандидатов перед тем, как представить их заказчику?

Если на большинство вопросов отвечают общими фразами, стоит задуматься.

Почему дешёвый подбор персонала часто оказывается самым дорогим

Есть ещё один момент, о котором редко задумываются. Попробуйте просто посчитать экономику.

Допустим, агентство предлагает подобрать одного специалиста за 25–30 тысяч рублей. Из этой суммы необходимо оплатить работу рекрутера, налоги, доступы к работным сайтам, CRM, связь, рекламу, бухгалтерию, зарплату руководителя, который контролирует проект, и остальные постоянные расходы.

После этого возникает вполне логичный вопрос: за счёт чего агентство сможет выполнить полный цикл качественного подбора?

Конечно, бывают исключения. Например, если речь идёт о массовом подборе линейного персонала, большом количестве одинаковых вакансий или долгосрочном сотрудничестве, стоимость одной позиции действительно может быть значительно ниже. В таких случаях цена 35–40 тысяч рублей за одного сотрудника вполне может быть оправданной.

Но если мы говорим о подборе одного квалифицированного специалиста, слишком низкая стоимость должна стать поводом не для радости, а для дополнительных вопросов.

Поэтому сравнивать стоит не только цену услуги, но и объём работы, который входит в подбор.

Заключение

Выбор кадрового агентства — это не поиск компании с самой низкой стоимостью услуг. Это поиск партнёра, которому вы готовы доверить одну из самых важных задач в бизнесе — поиск людей.

Именно сотрудники влияют на прибыль компании, качество работы, развитие бизнеса и отношения с клиентами. Поэтому перед подписанием договора стоит обращать внимание не только на цену, но и на то, насколько глубоко агентство погружается в задачу, какие вопросы задаёт, насколько открыто общается с заказчиком и как организует свою работу.

Практика показывает, что хороший подбор редко бывает случайностью. За каждой успешно закрытой вакансией стоит большая работа, которую работодатель чаще всего даже не видит.

Именно поэтому выбирать кадровое агентство стоит так же внимательно, как финансового директора, главного бухгалтера или любого другого ключевого партнёра для бизнеса.

В StaffLink мы убеждены, что успешный подбор начинается с открытого диалога. Если мы видим риски, говорим об этом сразу. Если понимаем, что требования к вакансии стоит скорректировать, объясняем почему и предлагаем варианты решения. Такой подход позволяет закрывать вакансии быстрее, экономить время заказчика и строить долгосрочные отношения с компаниями, которые возвращаются к нам снова, когда возникает новая потребность в сотрудниках.