Кадровое делопроизводство: что входит в КДП и зачем оно работодателю

Что такое кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство, или КДП, это документальное оформление трудовых отношений между компанией и сотрудниками.

То есть КДП сопровождает сотрудника практически всё время, пока он работает в компании.

Пришёл новый сотрудник, оформляем приём. Перешёл на другую должность, оформляем перевод. Изменились условия работы, фиксируем изменения. Уходит в отпуск или на больничный, учитываем отсутствие. Увольняется, оформляем прекращение трудовых отношений.

Что входит в основные процессы КДП

Приём на работу

На этапе приёма оформляются трудовые отношения с новым сотрудником.

Кандидат знакомится с локальными нормативными актами компании, должностной инструкцией, условиями работы, подписывает трудовой договор и необходимые кадровые документы.

После этого сотрудник выходит на работу и начинается адаптация. Здесь подбор и кадровое делопроизводство находятся рядом, но это уже разные задачи.

Рекрутер до этого искал кандидата, проводил интервью и вёл его по этапам отбора. Кадровый специалист уже оформляет человека в компанию.

Перевод сотрудника

Перевод, это изменение трудовой функции сотрудника или подразделения, в котором он работает.

Например, сотрудника переводят на другую должность или в другой отдел. Такие изменения должны быть оформлены документально. Если просто договориться с человеком устно, через несколько месяцев может возникнуть вопрос, какие обязанности и условия у него действуют на самом деле.

Учёт рабочего времени

Рабочее время тоже нужно учитывать. Это не только количество отработанных дней. Сотрудники уходят в отпуска, болеют, берут отгулы, ездят в командировки.

Поэтому учёт рабочего времени помогает понять:

• сколько людей реально работает сейчас;
• хватает ли сотрудников на текущие задачи;
• как планировать отпуска;
• какие отсутствия есть в команде;
• где возникают переработки.

Даже при обычном графике 5/2 без учёта быстро начинается путаница.

Отпуска и отсутствия

Отпуск, больничный, отпуск без сохранения заработной платы и другие отсутствия тоже относятся к кадровым процессам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в общем случае составляет 28 календарных дней. Для отдельных категорий сотрудников действуют другие правила.

Для работодателя здесь главное понимать, почему сотрудника нет на работе и как это отсутствие оформлено.

Увольнение

У любого увольнения должно быть основание.

• заявление сотрудника;
• соглашение сторон;
• окончание срока трудового договора;
• другое основание, предусмотренное трудовым законодательством.

Дальше оформляются кадровые документы и закрывается сам процесс увольнения.

Где заканчивается подбор и начинается КДП

Вот здесь работодатели часто смешивают две функции.

Это не одно и то же. Кадровик может идеально вести документы, но если на вакансию нет кандидатов, он сам по себе эту проблему не решит.

И наоборот. Рекрутер может найти подходящего специалиста за две недели, но после выхода сотрудника начинается уже другая работа.

Поэтому в небольшой компании один человек может совмещать обе функции, но нужно понимать, сколько у него задач и на что реально хватает времени.

Какие кадровые документы должны быть в порядке

У компании есть не только трудовые договоры.

В зависимости от структуры и процессов используются:

Они нужны для того, чтобы у работодателя и сотрудника были понятные правила работы.

Какой график? Какие обязанности? Как оформляется отпуск? Какие условия оплаты? Кто за что отвечает?

Чем больше сотрудников, тем хуже работает подход «мы обычно делаем вот так».

Зачем нужны должностные инструкции

Должностная инструкция помогает понять, что входит в работу конкретного сотрудника.

Она помогает распределить обязанности между людьми с похожими должностями и зафиксировать, что именно компания ждёт от сотрудника.

Это особенно важно, когда со временем функции начинают меняться.

Например, менеджер пришёл заниматься продажами, а через год на него постепенно переложили часть административной работы, отчётность и обучение новичков.

Если фактическая работа изменилась, а документы остались прежними, рано или поздно появляется вопрос: что вообще входит в обязанности этого человека?

Почему кадровые договорённости лучше не оставлять устными

Пока проблем нет, кажется, что всё можно решить в чате.

Руководитель написал сотруднику, сотрудник согласился, все всё поняли. Но потом проходит полгода, меняется руководитель или возникает спор, и начинается поиск переписки.

Кадровые документы как раз нужны для того, чтобы не вспоминать потом, о чём договорились.

То же касается дисциплинарных ситуаций. Устное замечание само по себе не является дисциплинарным взысканием. Если работодатель хочет официально зафиксировать нарушение, нужен установленный порядок и документы.

Нужен ли отдельный кадровик малому бизнесу

Не всегда.

Если в компании 10 человек и кадровых событий немного, отдельная ставка может быть просто не нужна.

Но по мере роста команды растёт и объём работы:

• новые сотрудники;
• переводы;
• отпуска;
• больничные;
• изменения условий;
• справки;
• увольнения.

В какой-то момент кадровые вопросы начинают занимать заметную часть времени.

Простой тест:

Если совпадает несколько пунктов, КДП уже стоит приводить в систему.

Почему один HR не всегда может делать всё

Очень частая история малого бизнеса.

Открывают вакансию HR и пишут туда: подбор, КДП, адаптация, обучение, мотивация, внутренние коммуникации и ещё десяток задач.

На бумаге выглядит удобно. Один человек отвечает за всё.

На практике приоритет всегда забирают срочные задачи. Нужно оформить увольнение. Заболел сотрудник. Нужна справка. Кто-то меняет график. Нужно подготовить документы.

А поиск кандидатов требует отдельного времени. Нужно искать людей, разбирать отклики, писать, звонить, проводить интервью.

В итоге вакансии начинают закрываться медленнее.

Поэтому сначала определите, где именно проблема.

Пять частых ошибок в КДП

Что проверить у себя

Можно без сложного аудита.

Пройдите по обычному пути сотрудника:

Если на каждый вопрос можно быстро ответить, уже хорошо.

Если каждый раз начинается «сейчас уточню у бухгалтера», «кажется, это лежит у руководителя», «мы обычно делаем по-другому», процесс стоит пересмотреть.

Полезно по теме